Jedna známá britská firma vyhlásila před lety nadbytečným papírům válku. Každý používaný formulář, každý spis a každý postup vytvářející nové papíry či záznamy byl dán pod drobnohled. Základním pravidlem přitom bylo, že kdykoli existuje o smyslu určitého formuláře či spisu pochybnost, je třeba jej zlikvidovat. Celá akce trvající zhruba rok byla velmi úspěšná: při ověřování významu jednotlivých záznamů bylo totiž zjištěno, že zhruba dvě třetiny je možno zničit. Firma se díky tomu zbavila nejen tun papíru, ale umožnila svým zaměstnancům i manažerům podstatně lépe využívat jejich čas.

Spisy, soubory, kopie

Nadměrné uchovávání spisů, nejrůznějších souborů a kopií je známkou nejistoty a defenzivního uvažování. Naznačuje, že spíše než na dosažení určitých cílů je manažer zaměřen na dokumentaci a jeho uvažování je orientováno místo současnosti na minulost. Cíle organizací zpravidla nesouvisejí s akumulací záznamů, pokud tedy nepodnikáte v oblasti knihovnictví. 

Zamyslete se, kolikrát ukládáte či zakládáte nejrůznější soubory a materiály a položte si otázku, co nejhoršího by se mohlo stát, kdyby daný spis či soubor neexistoval. Přijdete na to, že ve většině případů bude odpověď "nic". Pokud byste danou informaci skutečně potřebovali, velmi pravděpodobně byste ji našli i někde jinde. Nebo byste se bez ní prostě obešli.

Důvodem, proč se nejrůznější záznamy často vymykají kontrole, je, že si při jejich archivaci klademe špatnou otázku. Ptáme se: "Je pravděpodobné, že bych se k tomuto materiálu mohli chtít někdy v budoucnu vrátit?" Odpověď je vždy kladná, protože pravděpodobné je vše, a tak zakládáme vše. Namísto této otázky je třeba si položit jinou: "Pokud bych někdy v budoucnu tento materiál opět potřeboval a neměl bych ho, co bych dělal?" Je velmi pravděpodobné, že snadno přijdete na to, jak se bez něj obejít či jak ho získat jiným způsobem. 

Rozsáhlé soubory pochopitelně nejsou neužitečné. Otázkou však je, zda jsou užitečné natolik, aby ospravedlňovaly množství času a úsilí, které je třeba vynaložit na jejich tvorbu, uchovávání a aktualizaci. Pokuste se odhadnout, kolik času trávíte zakládáním či uchováváním rutinních vnitřních sdělení, informačních zpráv a podobných materiálů. Položte si přitom otázku, zda by vaše organizace na tom nebyla lépe,  kdyby stejné množství času věnovala činnostem zaměřeným na dosažení jejích hlavních cílů.

Dokonalost se už nenosí

Základem celé operace, vedoucí ke zjednodušení a eliminaci záznamů a papírů všeho druhu je i přesvědčení, že manažeři s větší rozhodovací svobodou nesvázanou instrukcemi a manuály budou organizaci lépe řídit. Dalším klíčovým prvkem této filozofie je myšlenka "rozumné aproximace", znamenající, že přiblížení se požadovaným parametrům je z hlediska všech praktických cílů efektivnější než snažit se o naprostou dokonalost pro ni samotnou.

Eliminace časově náročných zpráv, zakládacích procedur, nadměrné písemné komunikace a dalších ve své podstatě zbytečných forem "papírové" práce je navíc dobrým způsobem, jak začít s úsporou nákladů týkajících se i jiných oblastí podniku.

Úsilí o snížení nákladů je velmi často zaměřeno na "snadné" cíle jako jsou nákupy nového zařízení, rozpočty na reklamu či vzdělávání, dopravu či na zhasínání světel na chodbě. Méně pozornosti bývá naproti tomu věnováno finanční úspoře, ke které dochází prostě tím, že se uspoří čas (a s ním i pracovní místa), a to především tím, že se zjednoduší či odstraní  nejrůznější administrativní procedury. Zde totiž platí přímo a doslova, že čas jsou peníze.

Projděte proto všechny záznamy a kopie ve své kanceláři a posuďte, zda všechny zprávy, soubory či spisy skutečně ospravedlňují čas a energii, kterou vyžadují. A pak použijte pravidlo, zmíněné výše: kdykoli budete mít pochybnost, použijte koš na papír.

U podkladů, které potřebujete a zakládáte, je pak vhodné dodržovat několik jednoduchých pravidel: 

  • Písemné materiály by vašima rukama měly procházet pouze jednou. Měly by být vyřízeny (či delegovány) a jejich důležité informace zaznamenány,  neměly by však nadále zůstávat na vašem pracovním stole.
  • Zakládáte-li materiály, je několik silnějších spisů lepších než více spisů slabších. Na prvý pohled se může zdát efektivnější mít písemné materiály roztříděné do většího počtu kategorií. Čím více třídících skupin však budete mít, tím větší bude i pravděpodobnost  nesprávného zařazení jednotlivých materiálů, vyvolané tím, že hlavní předmět materiálu nebude jednoznačný. Je jisté, že projít delší svazek při hledání určitého materiálu trvá o trochu déle. Čas, který uspoříte tím, že zabráníte nesprávnému zařazení materiálu, by měl tuto časovou ztrátu více než kompenzovat.
  • Vytváření složek a jejich specifických kategorií by mělo být výlučnou oblastí  osob, které materiály zakládají. Nemělo by se stávat záležitostí, do které zasahují nadřízení.