To, že e-mail ruší a snižuje pracovní produktivitu, je známá věc. Mnoho lidí mu plně podléhá, a jakmile se ozve zvuk příchozí zprávy, pouštějí vše z ruky a jdou to řešit. To je, samozřejmě, naprosto špatný, až otrocký přístup. Otázka je jiná - co s tím dělat?

Důležitá je sebekázeň. Třeba neotvírat e-maily hned, jak přijdou. Jenže ono to člověku nedá... Velmi jednoduchá je metoda "vypnutého e-mailu". Spočívá v tom, že ráno sednete k PC, zkontrolujete poštu a pak vypnete e-mailového klienta. Poté v klidu a bez vyrušování děláte to, co je třeba, a znovu se na poštu podíváte, až když máte hotovo.

Pokud máte jednu e-mailovou schránku, změn mnoho nepoznáte. Ale stačí, když máte tři různé aktivity, k nim tři e-maily, a rázem se na vás po zapnutí nahrne záplava naprosto urgentních zpráv následovaná většinou informacemi o tom, že už se vše podařilo vyřešit. Pokud pracujete v korporaci, kde jsou pilní přeposílači, tak jistě chápete.

Hodně pomohou filtry a pravidla, co s jakým e-mailem udělat, ale jejich nastavení zabere nemalý čas a ladění, takže většina nakonec rezignuje. Inteligentní řešení nabízí třeba SaneBox.

Na první pohled je SaneBox vlastně jen "inteligentnější filtrování". Připojíte ho ke svému e-mailovému účtu, a on si vytvoří složku @SaneLater. Probere vaše e-maily (ano, přečte si strojově jejich obsah) a snaží se zjistit, co je urgentní a co počká. To, co počká, hodí do @SaneLater, to urgentní nechá v Inboxu. Když se náhodou splete, tak mu pomůžete tím, že e-mail přesunete tam, kam patří. SaneBox se totiž takto učí. Program pozná i nejrůznější hromadné e-maily, pozná i automaticky posílané zprávy s novinkami; oboje vytřídí do patřičných složek.

SaneBox má ale i další vymoženosti, které jdou za běžný rámec filtrů. Můžete si zapnout funkci připomínání. Ta vytvoří složky @SaneTomorrow a @SaneNextWeek. Funguje to opět velmi jednoduše: chcete e-mail nechat na zítřek, nebo na příští týden? Když zůstane v Inboxu, zapomenete na něj. Stačí ho myší přesunout do @SaneTomorrow nebo @SaneNextWeek, a druhý den, respektive za týden, vám ten e-mail znovu přistane v doručené poště.

SaneBox nabízí jednoduchý "drtič e-mailů" - co hodíte do SaneBlackHole, to zmizí, a tak bude naloženo i s další poštou od téhož odesilatele. Opakem je funkce @SaneTop - můžete SaneBox naučit, které zprávy jsou velmi důležité.

Tento šikovný pomocník dokáže při zpracování e-mailů používat i informace z vašich sociálních sítí a z nich usoudit, co je pro vás zajímavé a co ne. A v neposlední řadě umí zpracovat přílohy - pokud má e-mail přílohu, můžete si ji nechat automaticky přesunout do synchronizovaného úložiště Dropbox.

Se SaneBoxem zůstane ve složce příchozí pošty jen to důležité, zbytek máte v @SaneLater. Po několika týdnech učení, které spočívá pouze v ručním přetažení e-mailů tam, kde měly být, je jeho úspěšnost velmi vysoká.

Martin Malý
spolupracovník redakce

SaneBox

Cena: 5 dolarů/měsíc (vyzkoušení zdarma)
Cílová skupina: každý, kdo nepoužívá korporátní e-mail, ale cítí se "zavalen" velkým množstvím pošty
Pro: dokáže obdivuhodně přesně rozlišovat mezi důležitou a nedůležitou poštou, funguje "chytře", ne mechanicky
Proti: aby dosahoval nejlepších výsledků, musíte program několik týdnů "učit"
Hodnocení: 5

nejvyšší hodnocení je 5

SaneBox nabízí jednoduchý "drtič e-mailů" - co hodíte do SaneBlackHole, to zmizí.