Dotazník: Umíte předcházet podvodům a zlodějům uvnitř firmy?

Tento kontrolní seznam má organizacím pomoci prověřit účinnost opatření, jež za účelem prevence podvodů zavedly. Čím více "ano", tím lépe.

1. Je všem zaměstnancům organizace poskytováno průběžné školení v oblasti boje proti podvodům?

- Vědí zaměstnanci, jaké jednání představuje podvod?
- Byli zaměstnanci jasně informováni o nákladech, které společnosti a všem osobám ve společnosti pracujícím v souvislosti s podvody vznikají - včetně ušlého zisku, špatné reklamy, ztráty zaměstnání a zhoršené morálky a produktivity?
- Vědí zaměstnanci, kam se mohou obrátit o radu, pokud stojí před nejistým etickým rozhodnutím, a věří zaměstnanci tomu, že o dané situaci mohou hovořit skutečně otevřeně?
- Byla politika nulové tolerance podvodů zaměstnancům komunikována prostřednictvím slov i činů?

2. Je zaveden efektivní mechanismus ohlašování podvodů?

- Byli zaměstnanci poučeni o tom, jakým způsobem mohou informovat o svých obavách týkajících se známého nebo potenciálního chybného jednání?
- Mají zaměstnanci k dispozici anonymní ohlašovací kanál jako například externí poradenskou linku?
- Věří zaměstnanci, že mohou podezřelou činnost ohlašovat anonymně a/nebo důvěrně, aniž by se museli bát odvety?
- Bylo zaměstnancům jasně vysvětleno, že ohlášené podezřelé činnosti budou neprodleně a důkladně posouzeny?
- Vztahují se ohlašovací politiky a mechanismy také na dodavatele, zákazníky a další
externí subjekty?

3. Byla přijata a zaměstnancům sdělena následující proaktivní opatření

ke zvýšení vnímavosti zaměstnanců vůči odhalování podvodů?

- Jsou případy podvodného jednání aktivně vyhledávány, a nikoli jen pasivně řešeny?
- Vysílá organizace jasný signál, že podvodné jednání aktivně vyhledává prostřednictvím dotazování ze strany auditorů k posouzení podvodů?
- Jsou vedle pravidelných plánovaných auditů prováděny i neočekávané audity zaměřené na podvody?
- Je používán průběžný auditovací software pro odhalování podvodů, a pokud ano, byli o používání tohoto softwaru všichni v celé organizaci informováni?

4. Je pro manažerské prostředí/atmosféru na nejvyšší úrovni typická upřímnost a čestnost?

- Provádí se mezi zaměstnanci průzkum s cílem zjistit, nakolik věří v poctivé a čestné jednání vedoucích pracovníků?
- Jsou stanovené výkonnostní cíle realistické?
- Byly cíle v oblasti prevence podvodů začleněny do výkonnostních měřítek, na jejichž základě se provádí hodnocení vedoucích pracovníků a jež jsou používána k určení výše odměny vázané na výkon?
- Byl v organizaci stanoven, zaveden a otesto-
ván proces dohledu nad riziky podvodu, který provádí představenstvo nebo jiné osoby pově-
řené řízením a správou (např. auditní výbor)?

5. Je aktivně prováděno hodnocení rizika podvodů s cílem identifikovat a ošetřit zranitelná místa společnosti vůči interním a externím podvodům?

6. Jsou zavedeny a efektivně prováděny přísné kontroly zaměřené na boj proti podvodům, včetně následujících prvků?

- Řádné oddělení funkcí
- Využívání povolení
- Fyzická zabezpečovací opatření
- Střídání pracovníků na pracovišti
- Povinná dovolená

7. Má oddělení interního auditu, pokud v organizaci existuje, odpovídající zdroje a pravomoc vykonávat své úkoly

efektivně a bez nepatřičného vlivu ze strany nejvyššího vedení?

8. Zahrnuje politika náboru zaměstnanců následující prvky (jsou-li ze zákona povoleny)?

- Ověření předchozího zaměstnání
- Prověrky osobních údajů v trestním a občanském rejstříku
- Úvěrové kontroly
- Kontrola užívání drog
- Ověření vzdělání
- Referenční kontroly

9. Jsou zavedeny podpůrné zaměstnanecké programy na pomoc zaměstnancům, kteří se potýkají s různými závislostmi, psychickými/emocionálními zdravotními problémy nebo rodinnými či finančními problémy?

10. Je v organizaci zavedena politika otevřených dveří, která zaměstnancům umožňuje upřímně hovořit o tlacích, jimž jsou vystaveni, a která vedení poskytuje příležitost tyto tlaky zmírnit dříve, než se stanou kritickými?

11. Jsou prováděny anonymní průzkumy za účelem vyhodnocení morálky zaměstnanců?

Zdroj: Global Fraud Survey 2012, ACFA

Více se o tématu podvodů ve firmách dočtete v posledním vydání týdeníku Ekonom, který vyjde ve čtvrtek 17. května, nebo pod odkazem níže: