Good morning, ladies and gentlemen, zahajuje muž poradu své firmy. Stejně jako ostatní mluví anglicky, přestože mateřskou řečí všech přítomných je čeština a za okny je vidět Praha. Nejde o fikci, jak bude fungovat český byznys, až dojde k politickému a jazykovému sjednocení Evropské unie. Taková byla realita některých porad v akciové společnosti Bonton v době, kdy jejímu představenstvu velel někdejší majoritní vlastník, podnikatel a hudebník Martin Kratochvíl. "Pořádání porad v 'nemateřském' jazyce je můj recept, jak na jednání udržet stručnost a věcnost," vysvětluje pro týdeník Ekonom. "Porady pak nebyly rozvleklé, lidé mluvili k věci, zbytečně si nestěžovali. Emoce šly stranou, a navíc si zaměstnanci pilovali cizí jazyk," popisuje Kratochvíl výhody.

Čeští topmanažeři dobře vědí, že vést efektivní poradu je umění. Přestože know-how na to, aby schůze nebyly zoufalou nudou, nýbrž příležitostí posunout firmu k lepším výsledkům, má každý byznysmen odlišné, ve dvou věcech se podle zjištění týdeníku Ekonom shodují. Za prvé, že při poradách musí vládnout maximální disciplína a pozornost. A za druhé, že žádné videokonference nebo e-maily nikdy nemohou nahradit osobní kontakt a debatu z očí do očí při klasické poradě.

Beerstorming stmelí tým

Starost o pozornost účastníků porad si v Česku nedělají snad jen v polostátním energetickém gigantu ČEZ. "Účast na poradách s generálním ředitelem je pro vrcholové manažery sama o sobě motivací, protože se na nich obvykle probírají důležitá témata, kontrolují a rozdávají zásadní úkoly. Nejde o to vyplnit pracovní čas zajímavostmi, které by udržely pozornost manažerů, ale spíše o to, jak do 12 či 14 hodin vtěsnat vše důležité," říká Jan Beneš z tiskového odboru ČEZ. Často ale pouhá autorita ředitelského křesla nestačí. "Pravidelně děláme porady mimo kancelář, je to oživení, ideální je spojení s určitou sportovní aktivitou," popsal pro týdeník Ekonom například Luděk Sekyra, jak to chodí v jeho developerské společnosti Sekyra Group.

Pivovarníku Stanislavu Bernardovi se osvědčily schůzky, kterým firma pracovně říká "beerstorming". "Zkrátka vybraná skupina lidí spolu zajde na večeři a volnou formou probere věci, na které v normální pracovní době není čas," líčí Bernard. Právě z "beerstormingů" podle něho často vzejdou nápady, které firmu posouvají dopředu. Rovněž to pomáhá tmelit tým. "Jednou jsme měli začátek porady přesně ve stejnou dobu, kdy probíhalo zatmění slunce viditelné pouhým okem. Mnozí účastníci by proto dorazili později, a tak jsme na program operativně zařadili bod 'zatmění slunce v přímém přenosu'," vzpomíná Bernard.

Bič, nebo cukr?

Studie americké University of Tulsa z roku 2001 dospěla k překvapivému zjištění: porady jsou obrovské černé díry na peníze. Ukázala totiž, že američtí manažeři stráví na poradách 25 až 80 procent své draze zaplacené pracovní doby. Čeští manažeři se v odhadech, kolik času denně stráví na poradách, různí. Zatímco dopravní boss Radim Jančura z firem Student Agency a RegioJet podle svých slov nechodí na porady vůbec, protože je vede jeho ředitelka Martina Bláhová, Zbyněk Frolík, majitel firmy Linet vyrábějící nemocniční lůžka, hovoří o průměrně pěti procentech svého pracovního času. Šéfovi stavební firmy Eurovia CS Martinu Borovkovi prý porady zaberou denně 20 procent času a personálnímu řediteli skupiny PPF Petru Janákovi až polovinu. "Nicméně nejedná se zpravidla o klasické porady 'korporátního střihu' s desítkami manažerů za stolem, chlebíčky, zapisujícími asistentkami a nekonečnými prezentacemi," popisuje Janák týdeníku Ekonom.

Právě PPF bývá kvůli pevné disciplíně připodobňována až k jakési byznysové "sektě". Jaký má tedy recept na porady? Podle Janáka jde o čtyři zásady. Čím méně lidí na poradě, tím lépe. Musí jít o lidi, kteří mají reálnou schopnost vidět do problému a rozhodnout. Důležité je i co nejjasněji ohraničit problém a vymezit čas na řešení. "Pokud to nikam nevede, raději odročit a přeskupit než se pohybovat v kruhu," zdůrazňuje. Nelze se prý schovávat za "pentličky" rozsáhlých prezentací, lepší je jít po jasných faktech a možnostech řešení.

Zajímavý "bič" upletli svého času na nedisciplinované účastníky porad ve společnosti Mall.cz provozující internetový obchod. Kdo přišel pozdě na porady, musel dělat dřepy. "Už to ale neplatí, snažíme se chodit včas. Také proto, že tam na nás často čeká výborný domácí koláč," líčí pro týdeník Ekonom šéf Mall.cz Ondřej Fryc, jak se "bič" doslova změnil v "cukr".

Přehlídka marnosti, či poprava

Přestože se manažeři snaží, u podřízených to nemají lehké. Z internetového výzkumu, který provedla personálně poradenská společnost LMC mezi více než 800 uživateli portálu Jobs.cz., vyplynulo, že pro každého druhého Čecha je porada synonymem nudy. Kromě toho 15 procent respondentů porady doslova nesnáší. Nepěkný vztah k pracovním schůzkám s kolegy přitom není jen českým specifikem. Průzkum, který provedla newyorská konzultantská společnost Communispond mezi téměř 500 manažery, ukázal, že více než polovina z nich považuje porady za ztrátu času.

Je ale značný rozdíl mezi poradami v rámci nejvyššího vedení firem a poradami na úrovni středního managementu a zaměstnanců - zkrátka záleží na tom, jak zkušený manažer jednání vede. "Nedovedu si představit, že by se někdo při našich poradách nudil," říká pro týdeník Ekonom třeba Jiří Šimáně, šéf Unimex Group a aerolinek Travel Servis. "Pokud by tomu tak bylo, znamenalo by to, že buď nemáte autoritu, nebo nemáte co říci," dodává. Také Zbyněk Frolík z Linetu soudí, že porady jsou o disciplíně a o tom, aby se na nich projednávaly smysluplné a úrovni přítomných relevantní věci. "Účastníci našich porad mají právo kritiky, když někdo zdržuje či chce projednávat irelevantní záležitosti," připomíná.

Ve středních a nižších patrech firem je ale situace jiná. "Častou chybou je špatná organizace setkání. Mnohdy není jasné, jaký má schůzka cíl, a leckdy není zřejmý ani její smysl," vysvětluje konzultantka poradenské společnosti Hay Group Pavla Helclová. Taková jednání se zbytečně protahují, opakují se na nich stále stejné myšlenky, ale řešení problémů nikde. "Porady vyvolávají v účastnících přesvědčení, že se na nich stejně nic nevyřeší, z čehož plyne pocit marnosti. Nezřídka bývá umocněn i tím, že když už se přece jen při setkání dospěje k nějakému závěru, vyšumí vše do ztracena a chod firmy to nijak neovlivní," dodává. Konzultant LMC Petr Skondrojanis podotýká: "Výsledkem tohoto typu porad bývají obvykle jen další a další porady."

Partnerka ve společnosti DMC management consulting Jitka Tejnorová pak upozorňuje na to, že škodu může organizátor jinak nadějné porady napáchat i volbou účastníků. Téma, které je pro jednoho podstatné, může být totiž pro druhého ztrátou času. A co pak takoví lidé na běžných firemních schůzích dělají? V rámci průzkumu mezinárodní poradenské společnosti MCI se 91 procent účastníků pravidelných porad přiznalo, že se na nich věnují dennímu snění, 73 procent uvedlo, že si na jednání tohoto typu nosí jinou práci. K dalším možnostem pak patří třeba hraní si s chytrým telefonem.

Porady mohou pro některé lidi znamenat i mnohem větší zlo než jen nudu. V mnoha firmách totiž zasedačky plní funkci pranýřů. Před "nastoupenou jednotkou" se v nich totiž řeší neuspokojivé výkony či chyby, kterých se dopustili jednotliví zaměstnanci. Před tímto postupem ale odborníci varují. Zhoršuje totiž nejen náladu káraných zaměstnanců, ale i atmosféru v týmu.

Porada není Matějská

Šetření LMC nicméně přineslo i pozitivní zjištění: 14 procent respondentů považuje firemní porady za dobře zvládnuté. Efektivní porady tedy nejsou nedostižným ideálem. Příkladem může být dopravní společnost Student Agency. "Naše porady probíhají klasickým 'kolečkem', kdy jednotliví manažeři přednášejí témata a informace z jejich byznysů doplněné o promítání vizuálních prezentací. Hlavním znakem našich porad je velká rychlost, se kterou se jednotlivé věci řeší," popisuje mluvčí firmy Aleš Ondrůj styl ve Student Agency.

V manažerských příručkách lze najít mnoho tipů na to, jak z obyčejné porady udělat podnětné setkání. Některé z nich znějí rozumně, jiné by člověk čekal spíše v jiném typu literatury - třeba ve Velké knize her pro děti (viz box Jak vést porady... dále). Ke všem těmto zpestřením je ale třeba přistupovat obezřetně. Zábava je sice dobrá věc, ale pokud jde o pracovní schůzky, je to spíše nadstavba. Porada zkrátka není cirkus ani Matějská. Hlavní je, aby splnila svůj účel. "Když obohatíte poradu, která je sama o sobě nesmyslná, ještě další nesmyslností typu populárního předávání míčku kolegovi, který má slovo, bude celé setkání v závěru ještě trapnější," varuje konzultant Petr Skondrojanis. V prvé řadě je tedy třeba zamyslet se nad tím, co brání úspěšnému průběhu porady.

Vždy je kupříkladu vhodné pečlivě zvážit nutnost přítomnosti jednotlivých účastníků - a to nejen kvůli snížení rizika, že se budou lidé na poradě nudit, ale i z toho důvodu, že mezi počtem účastníků porad a jejich účelností existuje nepřímá úměra. "Nejefektivnější porady jsou ty, na nichž se sejdou dva až šest lidí," konstatuje řídící partner poradenské firmy DC Vision Libor Witassek. Dodává, že počítá-li se s přítomností více než 12 či 15 osob, měl by organizátor k setkání přistupovat jako k informativní schůzce či semináři.

Stručnost je sestra talentu

K dalším chybám patří zdlouhavost. "Dospělí udrží plnou pozornost zhruba 15 až 20 minut, proto je lepší program porady rozdělit do takto dlouhých bloků. Přitom je vhodné střídat náročné bloky s těmi, které vyžadují méně pozornosti," vysvětluje Jitka Tejnorová. Projektové či operativní porady by se podle ní měly vejít do hodiny. Pro ty, na nichž se jedná o strategických otázkách, je pak obvykle třeba vyhradit více času. "Minimálně po každé hodině by ale měla následovat krátká přestávka," dodává partnerka v DMC management consulting.

Manažeři, kteří cítí, že jejich porady mají rezervy - ať už v oblasti časové organizace či míry zapojení jednotlivých účastníků -, mnohdy neváhají přizvat nezávislého facilitátora. Jde o profesionála, který má zkušenosti s vedením porad, ale přichází zvenčí.

Teprve v okamžiku, kdy se porady podaří zbavit chyb a zbytečného balastu, se otevírá prostor pro hry. Samozřejmě jen v případě, že jejich účastníci či vedoucí stále cítí potřebu podobu jednání nějak měnit. Zaměstnanci některých firem se totiž docela klidně spokojí s "očištěnou verzí" porad. Mnoho společností má navíc takovou kulturu, že by v ní různé hříčky působily jako pěst na oko.

Přesto se vyplácí hravé zpestření pracovních schůzek ze zásady nevylučovat, a to zejména není-li na programu řešení provozní rutiny, které je ideální odbýt co nejrychleji, ale kdy jde o rozhodování strategického významu. Netradiční pojetí totiž uvolňuje atmosféru a díky tomu se zvýší pravděpodobnost, že zaměstnanci přijdou s nápaditějšími návrhy. "K uvolnění atmosféry mohou přispět i zdánlivé maličkosti. Třeba to, že se účastnící před ostrým startem porady vzájemně informují o filmových novinkách," říká výkonný ředitel personálně poradenské společnosti Hill International David Petrů.

Častým doporučením bývá poněkud razantnější krok: změna místa konání porady. Tradiční jednání v zasedačce může nahradit nejen "výjezdní zasedání" v přírodě, ale třeba i jen hodinový piknik v parku. Například i vláda či sněmovní výbory čas od času uskuteční "spanilou jízdu" do regionů nebo do svých rekreačních zařízení - a není to jen kvůli předvolební agitaci, ale aby ministři či poslanci nebyli rušeni a v příjemném prostředí se lépe soustředili. David Petrů nicméně upozorňuje, že venkovní porada může některým lidem rozhodit jejich pracovní rytmus a je obvykle časově náročnější. Proto více doporučuje zpestřit dění v zasedačce. Třeba výměnou osoby, která tradičně poradu vede či moderuje, za některého z kolegů. Jednání může rovněž oživit účast experta na probírané téma či třeba člověka se zajímavými zkušenostmi z praxe.

Podle Libora Witasska může být zajímavým nástrojem i obyčejná čtvrtka papíru. "Obrázek vydá za deset vět. Proto může být přínosné pověřit účastníky, aby své návrhy či představy nakreslili," říká. Nebrání se přitom ani vyloženému hraní. Nezapomíná však zdůraznit, že je třeba s těmito nástroji pracovat citlivě. "Pokud se to podaří, může pomoci třeba i skákací panák nakreslený na zemi pro ty, kteří se vyhnou odpovědi," tvrdí.

Poslední zjištění, které přineslo šetření LMC, je svým způsobem nejpřekvapivější. Osm procent respondentů odpovědělo, že v jejich firmě pracovní porady vůbec neexistují. Tato skutečnost s sebou nese přímo kacířskou myšlenku: podnik může fungovat i bez porad. Možnost vymýtit z firem porady podporuje i rozvoj technologií. "Má-li porada účastníkům pouze sdělit určité informace, lze ji nahradit e-mailem," konstatuje Pavla Helclová z Hay Group. A pokud je třeba něco vyřešit, může pomoci firemní sociální síť, chat, skype či videokonference.

Jenže úplný zánik porad je nereálná sci-fi. Čeští manažeři svorně tvrdí, že porady jsou nutné. "Při poradě je důležitá komunikace verbální i neverbální. Je nutné čas od času se sejít, a tak trochu se cítit," říká na obranu osobního kontaktu ve firmě podnikatel Zbyněk Frolík.

Petra Sýkorová
Jan Štětka

Typologie účastníků porad podle Sněhurky a sedmi trpaslíků

Ilustrace: Pavel Kučera

Jak vést porady, aby nebyly nudné

Tipy, jak udělat z porady zábavné setkání, z dílny amerického konzultanta Charlieho Hawkinse. Je ovšem třeba zvážit, zda je na ně tým připravený.

- Zvažte, zda je porada skutečně nezbytná, pokud ne, vynechejte ji. Ty, kteří by se jí účastnili, požádejte, aby v ušetřeném čase udělali něco pro podporu své kreativity: šli na procházku, poslouchali hudbu nebo kreslili. A aby si během těchto činností zaznamenávali své nápady k tématu, o němž se na poradě mělo jednat, a pak je poslali e-mailem tomu, kdo měl poradu vést.
- Požádejte účastníky porady, aby na papír napsali nejvtipnější věc, která se jim či jejich týmu přihodila za dobu, která uběhla od poslední schůzky. Papíry vyberte a v průběhu jednání je postupně čtěte. Nechte skupinu, aby se snažila uhodnout, kdo z přítomných je autorem historky.
- Vybavte zasedací místnost měkkými dětskými hračkami, například pěnovými míči či plyšovými zvířátky. Vysvětlete účastníkům, že pokaždé, když se někdo pokusí shodit nějaký nápad (třeba slovy "Tohle by nefungovalo" nebo "Bylo by to moc drahé"), mohou po něm hračkami házet.
- Zaveďte pravidlo, že na ranní porady donese vždy jeden z účastníků nějaký druh pečiva. Měli by se vystřídat všichni kolegové a pečivo by se nemělo opakovat. Každý měsíc si pak skupina zvolí vítěze - tedy toho, kdo přinesl nejchutnější snídani.
- Požádejte všechny zúčastněné, aby hodili svou vizitku do připravené nádoby. Z ní si pak každý vylosuje cizí. Když potom dojde na jednotlivé body programu, každý by se k nim měl vyjádřit z pohledu kolegy, jehož vizitku si vylosoval.
- Jakmile se lidé na poradě dozvědí všechny informace, které jim měly být sděleny, požádejte je, aby se rozdělili do skupin. Každá z nich by pak měla sehrát scénku, zazpívat písničku nebo třeba zarapovat to, co považují za nejpodstatnější.
- Nechte členy týmu, aby se střídali v pozici moderátora porady. Základní úkol přitom zůstává stejný: neztratit ze zřetele předem stanovený cíl a členy poradního týmu k němu dovést. Každý moderátor by pak měl přijít s nějakou novou hrou či pravidlem, díky kterému bude setkání zábavnější. Na jeho konci si pak skupina odhlasuje, zda se jí zlepšovák líbí a chce jej používat i na dalších poradách.

Zdroj: Charlie Hawkins (www.charliehawkins.com)

Anketa:
Na co by neměl organizátor porady zapomínat?

80 procent
Až takový podíl pracovní doby stráví draze zaplacení manažeři na poradách.

Vyplatí se jít po jasných faktech a možnostech řešení.

91 procent
Takové množství účastníků pravidelných porad podle průzkumu mezinárodní společnosti MCI přiznalo, že se na nich věnují dennímu snění.

Častou chybou je špatná organizace. Mnohdy není jasné, jaký má porada cíl.

Netradiční porady uvolní atmosféru, což zvýší pravděpodobnost, že lidé přijdou s nápaditějšími návrhy.

Související