Úředník, kulaté razítko a papír jsou věčné. Tak by se po roce dal vyhodnotit projekt datových schránek. Měly usnadnit komunikaci jednotlivých úřadů i podnikatelů mezi sebou. Díky nim měly zmizet poštou zasílané obálky s modrými pruhy. A v konečné fázi se veškerá komunikace měla zjednodušit, zrychlit a zlevnit.

Skutečnost? Systém za téměř půl miliardy korun i po roce provozu vykazuje nemoci, které by vyspělý a drahý informační systém mít rozhodně neměl. S datovými schránkami jsou spokojeni snad jen jejich autoři z ministerstva vnitra a dodavatelské firmy - Česká pošta, Telefónica O2 a její subdodavatelé, například Software 602. Na své si přichází i servisní obsluha schránek, která si v některých obcích vydělává víc než samotný starosta.

Růžové brýle zčernaly

Naopak rozpačití jsou jejich uživatelé. Sliby dané při rozjedu takzvaného Informačního systému datových schránek se nedaří plnit.

Náklady na poštovné se úřadům opravdu snížily.

Nicméně výrazně narostly jiné položky - třeba náklady na tisk. Ty na některých úřadech vylétly až na dvojnásobek. Důvod? Úředníci elektronické zprávy tisknou, archivují si je a ty pak už po kancelářích často putují v této papírové podobě.

Přitom to původně mělo být úplně jinak a maximálně spokojeni měli být všichni.

A to hned od 1. listopadu loňského roku, kdy datové schránky začaly naplno fungovat. Státní orgány začaly mezi sebou a s právnickými osobami zapsanými v Obchodním rejstříku komunikovat výhradně elektronickou poštou.

Stát v čele s tehdejším ministrem vnitra Ivanem Langrem a jeho náměstkem Zdeňkem Zajíčkem, odpovědným za datové schránky, sliboval růžovou budoucnost.

Na slibované celkové úspory ale nedošlo. Nejvýstižněji to lze ilustrovat na »detailu«, kterým jsou výše zmíněné náklady na papír a tisk.

»Nárůst

nákladů spojených s tiskem při přechodu na datové schránky odhadujeme na deset procent,« říká tisková mluvčí ministerstva zemědělství Tereza Dvořáčková. Podobně je na tom i resort kultury.

Málokteré ministerstvo ale ví, jak přesně se tyto náklady změnily a především proč. Tvrdí, že podrobné údaje nemají k dispozici, popřípadě že takové věci vůbec nesledují.

Přitom to není nic složitého.

Sledování nákladů na tisk je dobrý byznys. V Česku v něm boduje především firma Y Soft, která je ve svém oboru druhá největší na světě.

»Naprostá většina našich úřadů zcela jistě objemy a množství peněz utracených za tisk nemonitoruje,« nedělá si iluze o českých úřednících majitel Y Softu Václav Muchna.

Poctivci z Přerova

Ostatně ministerští i další státní úředníci si mohou vzít příklad z přerovského magistrátu. Tam mají zvýšené náklady na tisk po zavedení datových schránek naprosto přesně spočítané. A to do opravdových detailů.

»Spoustu času věnují úředníci konverzi dokumentů do písemné podoby, kterou vyžaduje zákon o archivnictví a spisové službě. Konverzí i prostým kopírováním datových zpráv stráví spisové sekretariáty na jednotlivých odborech zhruba půlhodinu denně, což u každého dělá asi 1800 korun měsíčně včetně odvodů,« vypočítává mluvčí magistrátu města Přerova Bohuslav Přidal. A pokračuje dál.

»S konverzí i nutností prostého tisku téměř každé datové zprávy souvisí i zvýšená spotřeba papíru a toneru v tiskárnách. Náklady na tonery meziročně vzrostly zhruba o třetinu, tedy o 110 tisíc korun. Náklady na spotřebu kancelářského papíru vzrostly až o 160 procent čili o 210 tisíc,« dodává Přidal.

Jenomže ani to ještě není zdaleka všechno.

»Za téměř 900 tisíc jsme loni museli nakoupit tiskárny, potřebné elektronické certifikáty a nezbytný software. Letos jsme byli nuceni za dalších 130 tisíc pořídit čtečky čárových kódů, obnovit certifikáty a udělat upgrade softwaru pro potřeby spisové služby,« podává opravdu dlouhý výčet mluvčí přerovského magistrátu.

Zdálo by se, že tomu je konec, ale Přidal má ještě něco v rukávu.

»Je toho ještě víc, ale dodatečné náklady kvůli větší spotřebě elektrické energie na kopírování, častější opravy a výměnu kopírek kvůli jejich opotřebení nejsme schopni spočítat,« přiznává Přidal.

Sice šetřím, ale utratím víc

Argumenty ministerstva vnitra, že se sníží náklady na poštovné, jsou sice pravdivé. Ale v konečném důsledku města nic neušetří.

Kromě Přerova to mají spočítané i třeba v obci Pasohlávky.

»Snížení nákladů za poštovné je minimální, asi 200 korun měsíčně. Vzhledem k administrativní náročnosti a nákladům na čas zaměstnankyně nás vyjde zasílání přes datové schránky asi o 700 korun dráž než poštou,« uvedl pro měsíčník Moravské hospodářství starosta Pasohlávek Tomáš Ingr.

Podobné náklady pouze v jiných finančních objemech mají všechny úřady po republice, jen je nejsou schopné takto pregnantně vyčíslit.

Zejména menší obce jsou z datových schránek rozčarované.

Měsíčník Moravské hospodářství uskutečnil mezi čtyřmi sty obcí anketu. Z ní vyšlo, že 83 procentům obcí náklady kvůli elektronickému systému komunikace vzrostly.

»Některá zařízení, která jsme museli koupit povinně, vůbec nevyužíváme. Leží nám tady čtečka čárových kódů, sluchátka, čtečka karet, reprobedýnky,« vyjmenovala pro Moravské hospodářství Drahomíra Dostová Jurníková z Mikulovic.

»Pokud se započítají všechny související náklady, ročně nám stoupnou výdaje v řádu desítek tisíc korun. Náklady na hodinu práce IT odborníka včetně cestovného několikanásobně převyšují plat starosty obce. Když se nám nepodaří zrušit povinnost datových schránek pro malé obce, vypadá to, že budeme muset zaměstnat další kancelářskou sílu,« dodal Josef Michlovský z obce Perná.

Problém stíhá problém

Autoři projektu si přesto datové schránky chválí. »Obrovským povzbuzením je pro nás, že systém prokázal svou funkčnost a stabilitu. Je vidět, že i velké komplikované projekty se dají zvládnout a dotáhnout do konce,« říká nyní Zdeněk Zajíček.

Je sice pravda, že už nedochází k větším výpadkům, (ne)plánovaným údržbám, ale i tak je tu po roce provozu spousta nedořešených záležitostí.

Kupříkladu autoři systému slibovali, že lidé, firmy i státní orgány budou datové schránky používat i k zasílání obyčejných zásilek, nikoli jen těch »s modrým pruhem«. A jak vypadá praxe?

K jiným než povinným účelům používá datové schránky pouhých patnáct procent obcí.

Za prvních šest měsíců letošního roku si v nastavení datové schránky povolilo příjem poštovních datových zpráv (ekvivalent doporučené pošty) zhruba osm tisíc lidí. O odeslání této zprávy pak projevilo zájem zhruba jen čtyři sta lidí, kteří odeslali necelých 600 takových dopisů.

V porovnání s celkovým objemem zpráv zaslaných přes datové schránky (více než 22 milionů) je to číslo naprosto zanedbatelné.

Ve skutečnost nepřetavili autoři datových schránek ani slib, že přístup do svých schránek budou mít všichni odkudkoli, i třeba z dovolené. K využívání systému je totiž nutné nainstalovat do počítače speciální filtr z dílny softwarové firmy Software 602.

Jenomže nikde v žádné internetové kavárně nenechají uživatele takový zásah do počítače udělat. Nehledě na to, že zmíněný filtr lze instalovat jen do počítačů s počítačovým procesorem Intel.

Majitelé počítačů s procesory jiných značek tak mají smůlu - do své schránky se podívat nemohou.

Bez zajímavosti není ani hlavní internetová informační stránka k datovým schránkám - www.datoveschranky.info.

Česká pošta i ministerstvo vnitra o této stránce informují jako o hlavním přístupovém bodu do celého systému, přitom je provozuje soukromá společnost e-invent.

Navíc se přímo z ní nelze do systému přihlásit. A pro samotný provoz datových stránek je prakticky bezvýznamná.

E-invent přitom vznikla jen tři roky před spuštěním projektu datových schránek a má blízko k ODS na Praze 5.

Jednatelé firmy spravují například internetové stránky společnosti Účetní a daňové služby Praha, kde je jednatelkou blízká známá bývalého starosty z Prahy 5 Milana Jančíka Andrea Češková, současná europoslankyně.

Jen pro zajímavost: firmě e-invent se po zavedení datových schránek zvedl obrat zhruba o třetinu. Proč musí informační stránku k projektu datových schránek provozovat a vlastnit soukromá firma, ještě nikdo nevysvětlil.

Komu to slouží?

Jediným jasným vítězem projektu datových schránek jsou tak zatím jejich provozovatelé, dodavatelé a správci.

Největší příjmy má samozřejmě Česká pošta. Smlouvu na provozování systému má s ministerstvem vnitra uzavřenu na čtyři roky.

Nejdříve utržila skoro půlmiliardu na rozjezd schránek. Nyní dostává pravidelně patnáct milionů korun měsíčně na provoz od ministerstva vnitra.

Za každou datovou zprávu, kterých se zatím odeslalo přes 22 milionů, utržila dalších více než osmnáct korun ze státního rozpočtu - přesněji ze všeobecné pokladní správy.

Navíc vydělává i na jednotlivých firmách a úřadech. Jim nabízí zpoplatněné služby, jako je datový trezor - od stokoruny až po čtyři tisíce měsíčně. Ten je třeba pro uchovávání zpráv v datové schránce po dobu delší než zákonné tři měsíce.

Všechny peníze neskončily ale na účtech České pošty. Kolik ale státní »akciovka« zaplatila svým dodavatelům, nelze zjistit. Ani jedna strana toto »obchodní tajemství« nechce komentovat.

Další dodavatelé nejrůznějšího počítačového vybavení získali od obcí desítky tisíc korun.

Ty si tak musely například vybavit úřad elektronickou spisovou službou.

»Zavedení spisové služby je v řádech od desetitisíců do stovek tisíc podle velikosti úřadu,« odhaduje náklady obchodní ředitel společnosti eCommerce.cz Walter Pavliš.

Zhruba stejně odhaduje i nákup modulu datové schránky, který umožní stažení datové zprávy a zařazení do elektronické spisové služby. »K tomu je nutné i příslušné vybavení, jako je třeba skener. Střední hodnota takové investice bude někde okolo 200 tisíc korun na úřad,« vypočítává Pavliš.

Líní úředníci. A kdo dál?

Ale vraťme se k úředníkům, kteří dělají slušný byznys dodavatelům papíru a tonerů do tiskáren. Proč si všechno tisknou?

Vrchní ředitel sekce pro informatiku a eGovernment ministerstva vnitra Jaroslav Mráz v tom má celkem jasno. »Důvod je prostý, spousta lidí je zvyklá pracovat spíše s papírem než s elektronickou verzí zprávy,« lakonicky vysvětluje Mráz. A jak to funguje v reálu, dokládá na příkladu »mateřského« ministerstva vnitra.

Místo aby tam obíhal jako kdysi jediný spis v původní papírové podobě, putuje po ministerstvu jeho elektronická verze.

Každý úředník si tak prý pro sebe vytiskne elektronickou verzi dokumentu, zpracuje ji a pošle elektronicky dalšímu úředníkovi, který jeho tiskařský proces zopakuje.

Přitom k tomu úředníci z ministerstva vnitra ani z žádných jiných ministerstvech nemají žádný důvod. Všechna mají už zavedenou elektronickou spisovou službu, která je připravena právě pro práci s elektronickými dokumenty. Na vnitru například funguje třetím rokem.

»Problém je v tom, že nemáme prostředky ani moc, jak sledovat a vymáhat, aby úředníci opravdu dělali s elektronickou podobou dokumentů a ne s tou papírovou. Oni si vždy najdou zdůvodnění, jak si vytisknutí papírů obhájí,« poukazuje na obsesi úředníků po tištěném razítku.

Objem vytištěných materiálů se po zavedení datových schránek téměř zdvojnásobil i na Městském soudu v Praze.

»Praxe je taková, že veškerá podání, žaloby a další se musejí vytisknout. Před zavedením datových schránek podávali účastníci například žaloby v několika vyhotoveních sami, dnes je musíme vytisknout my, rozeslat a navíc ke každé datové zprávě musíme vytisknout i takzvanou průvodku,« přiznává mluvčí soudu Martina Lhotáková.

Zákony a zvyky jsou (ne)měnné

Ne vždy však za zvýšeným tiskařským výkonem státních orgánů stojí nepřizpůsobivost úředníků. Náklady zvyšuje totiž i nedokonalá legislativa.

Tak třeba na ministerstvu financí počítačové tiskárny doslova nestíhají, když se připravuje ke schvalování státní rozpočet.

»Třeba nyní tiskneme rozpočet pro poslaneckou sněmovnu. Jeden výtisk má přitom mnoho set stran,« objasňuje mluvčí ministerstva financí Ondřej Jakob.

Stejně tak si na vynucenou vysokou spotřebu papíru stěžují i na ministerstvu dopravy. »Na vládu musíme dodávat osmnáct výtisků kompletního materiálu. Ještě více si vyžádá parlament, kam posíláme 330 výtisků kompletního materiálu,« podotýká Jakub Ptačinský z tiskového oddělení ministerstva dopravy.

Na ministerstvu průmyslu a obchodu už proto připravují změny, aby se nutné papírování snížilo.

»Pracujeme na návrhu nového modelu přípravy materiálů a návrhů, které procházejí legislativním procesem s cílem významně snížit právě objem tištěných materiálů v celé státní správě,« říká mluvčí ministerstva Pavel Vlček. Více informací ale prozradit nechce.

Podle zjištění týdeníku Ekonom by se v budoucnu již nemusely posílat návrhy zákonů do sněmovny a senátu v papírové podobě.

Hlavně, aby byl pořádek

Jako poslední smutná ilustrace prvního roku existence datových schránek může posloužit příběh Hany Kubíkové, který popsala na svém blogu.

Založila si datovou schránku a první zpráva, která jí přišla, byl platební příkaz z Městského soudu pro Prahu 5 o zaplacení pohledávky ve výši zhruba 100 tisíc korun.

Problém byl v tom, že šlo o rozhodnutí, které se týkalo její jmenovkyně z jiné části republiky.

Té tak okamžikem přečtení zprávy začala běžet patnáctidenní lhůta na zaplacení příkazu, byť o jeho existenci neměla vůbec tušení.

Její jediné štěstí bylo, že Hana Kubíková o omylu informovala soudní úřednici a ta celou věc napravila. Jinak by zřejmě u zamýšlené adresátky brzy zazvonil exekutor.

Radan Dolejš

Nedodělek za půl miliardy

- Za datové schránky zaplatil stát České poště 432 milionů korun. V této částce je pořízení samotného systému, včetně paušálních plateb a poštovních poplatků od vzniku
do konce dubna 2010.
- Od 1. května 2010 platí ministerstvo vnitra poště každý měsíc paušální poplatek patnáct milionů bez DPH za provoz systému.
- Ze Všeobecné pokladní správy se pak ještě platí České poště poštovné za zprávy odeslané či přijaté orgány veřejné moci. Dnes 18,05 koruny za každou datovou zprávu.
- Na zakázce vydělává i technologický partner Telefónica O2, jeho subdodavatel Software 602. Služby kvalifikované digitální kryptografie dodává firma PostSignum, informační portál systému vytvořila
a provozuje firma E-invent. Částky, které tyto firmy inkasují, odmítá komentovat Česká pošta i jednotlivé společnosti.

Slabiny datových schránek

- Vysoké náklady úřadů na zavedení elektronické spisové služby a dalšího vybavení - například skenerů, čteček čárových kódů atd. Jde o náklady v řádu desetitisíců korun.
- Náklady na tisk na úřadech v některých případech vystoupaly i na dvojnásobek.
- Nutnost instalace speciálního programu od firmy Software 602 do počítače, tím je znemožněn přístup do schránky »odkudkoli«.
- Název datové schránky není možné změnit a uživatel si musí pamatovat náhodně vygenerovaný kód, například pod kódem rtjdda6 se schovává mBank.
- Zmatené názvy internetových domén vázajících se k datovým schránkám. Veškeré informace jsou zveřejněny
na adrese www.datoveschranky.info, ovšem přístup do schránky je z adresy www.mojedatovaschranka.cz.

500 milionů korun
Téměř tolik činila startovací investice na datové schránky. Ve finále ale stojí mnohem více.

Česká pošta vydělává i na doprovodných službách, jako je datový trezor. Ten vyjde na 100 až 4000 korun měsíčně.